GDPR
Dokumentace ke zpracování osobních údajů kamerovým systémem
1. Úvod
V rámci tohoto dokumentu naleznete kompletní dokumentaci týkající se zpracování osobních údajů. Věnujte prosím pozornost jednotlivým komentářům, v rámci kterých Vás prosím o ověření či možné doplnění informací.
V návaznosti na odsouhlasení obsahu a finalizace dokumentu budou jednotlivé části vyčleněny (pro účely snazší manipulace se jedná o jednotný dokument).
2. Obsah dokumentu
V rámci tohoto dokumentu naleznete následující části
-
První vrstva – informační tabulka
-
Druhá vrstva – Zásady zpracování osobních údajů
-
Záznam o činnosti zpracování
-
Posouzení oprávněného zájmu
Pouze první dva z dokumentů jsou určeny pro veřejnost. První vrstva by měla být ve snadno přístupné podobě vyvěšena před vstupem do objektu tak, aby subjekt údajů měl možnost si nejprve přečíst, kdo a jak bude jeho osobní údaje zpracovávat. Druhá vrstva – zásady zpracování osobních údajů, by pak měl být dokument, který je vyvěšen na Vašich stránkách, popřípadě vytisknutý a dostupný uvnitř objektu. Těmito dvěma dokumenty dojde k poskytnutí nezbytných informací a taktéž ke splnění povinnosti dle čl. 13 nařízení GDPR.
Ostatní dva dokumenty jsou ryze interní povahy, přičemž jejich účelem je případné prokázání vůči Úřadu pro ochranu osobních údajů, že v rámci zpracování osobních údajů nedochází k žádným pochybením.
Dokumentace ke zpracování osobních údajů kamerovým systémem
Níže naleznete návrh textu informační tabulky. Ta by měla být následně vyvěšena na snadno přístupném místě někde o vstupu do areálu statku (např. na vnější straně branky či vratech ve směru od silnice). Níže v tabulce by měl být uveden odkaz na webovou stránku (případně též facebookovou atp.), kde se subjekt údajů dozví ostatní informace, které jsou uvedeny v dokumentu Zásady zpracování osobních údajů, který je uveden níže.
V objektu je umístěn dohledový kamerový systém se záznamem, jehož správcem je společnost One Love Services s.r.o., se sídlem Kurzova 2222/16, Stodůlky, 155 00 Praha 5, která je provozovatelem objektu.
Rádi bychom Vás informovali o zpracování Vašich osobních údajů za účelem zvýšení bezpečnosti a ochrany majetku a života a zdraví třetích osob.
Bližší informace, včetně informací o Vašich právech (jako je právo na přístup či právo na výmaz) naleznete v Zásadách zpracování osobních údajů, které jsou umístěny na stránkách www.statekvitice.cz, popřípadě nás můžete kontaktovat na e-mailu statekvitice@email.cz.
Zásady zpracování osobních údajů
1. Co je toto za dokument?
S ohledem na skutečnost, že na našem statku Vitice na adrese Vitice č.p. 8 v obci Vitice používáme kamerový systém se záznamem, může docházet ke zpracování osobních Vašich osobních údajů.
V rámci tohoto dokumentu bychom Vám tedy chtěli sdělit bližší informace a informovali Vás o vašich právech.
Celkově v tomto dokumentu naleznete následující informace:
-
Kdo jsme
-
Jak Vaše osobní údaje zpracováváme a po jakou dobu
-
Komu osobní údaje zpřístupňujeme
-
Jaká máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva
-
Jak nás můžete kontaktovat
Ať už dojdete na konec dokumentu či nikoliv, platí, že nás můžete kdykoliv kontaktovat. Bližší informace o nás naleznete níže.
2. kdo jsme?
Jsme společnost One Love Services s.r.o., se sídlem Kurzova 2222/16, Stodůlky, 155 00 Praha 5, IČO: 092 11 683, zapsaná pod sp. zn. C 332627 vedenou u Městského soudu v Praze.
Jako provozovatelé statku Vitice a kamerového systému jsme správcem osobních údajů, proto se v tomto dokumentu budeme dále označovat jako „my“ nebo také jako „správce“.
3. Jak Vaše osobní údaje zpracováváme a po jakou dobu
V rámci našeho areálu jsme nainstalovali kamerový systém se záznamem. V souvislosti s tím tak může docházet ke zpracování osobních údajů Vás, návštěvníků, a to za účelem zvýšení bezpečnosti a ochrany majetku a života a zdraví třetích osob. V souvislosti s tím tak může dojít k tomu, že zaznamenáme Vaši podobiznu případně též SPZ Vašeho vozidla.
K výše uvedenému nepotřebujeme Váš souhlas, neboť tak činíme pro účely našich oprávněných zájmů, které mají přednost před Vašimi právy nebýt zaznamenáván. Tento náš oprávněný zájem spočívá právě v ochraně našeho, ale i vneseného majetku, včetně ochrany života a zdraví osob, které se v objektu nacházejí, včetně ochrany proti vloupání, krádeži a vandalismu.
S ohledem na zásadu minimalizace jsme implementovali mnohá opatření, aby nedošlo k újmě na právech na soukromí všech osob. Záznamy z kamerových systémů tak uchováváme pouze po nezbytně omezenou dobu v trvání 3 týdnů, přičemž v případě incidentu po dobu trvání vyšetřování.
4. KOMU OSOBNÍ ÚDAJE ZPŘÍSTUPŇUJEME
Vaše osobní údaje v podobě Vaší podobizny či SPZ nikomu dalšímu nepředáváme, pouze v případě, že skutečně dojde k nějakému incidentu, předáme nezbytnou délku kamerového záznamu orgánům činným v trestním řízením (tedy policii či soudu pro účely souvisejícího řízení), popřípadě jiným orgánům v rámci správních či soudních řízení.
5. kde osobní údaje uchováváme
Vaše osobní údaje jsou uloženy v rámci Evropské unie a nejsou předávány mimo její hranice.
6. Jaká máte práva
S ohledem na skutečnost, že zpracováváme Vaše osobní údaje, máte v souvislosti s tím vůči nám některá práva, o kterých bychom Vás chtěli informovat.
6.1. Právo na přístup. Máte právo se na nás obrátit a získat od nás potvrzení, zda zpracováváme či nezpracováváme Vaše osobní údaje. Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme, máte právo získat přístup ke zpracovávaným osobním údajům, kdy Vám moc rádi sdělíme o tomto zpracování bližší informace a zároveň máte právo získat kopii takových osobních údajů.
V některých případech jsme však povinni Vám kamerový záznam nevydat, a to zejména v případě, kdybychom tím mohli nepříznivě zasáhnout do práv a svobod jiných osob, popřípadě pokud v rámci daného záznamu nebudeme schopni Vás vůbec identifikovat, nebo v ostatních zákonem vyjmenovaných situacích.
6.2. Právo na výmaz (právo být zapomenut). Vaše osobní údaje uchováváme pouze po dobu, která je nutná ke splnění účelu, přičemž nepotřebné údaje ihned mažeme, popřípadě anonymizujeme. To však nic nemění na tom, že máte právo, abychom bez odkladu vymazali (popř. anonymizovali) vaše osobní údaje, a to za předpokladu, že je dán některý z následujících důvodů:
-
osobní údaje již nejsou pro dané účely výše potřeba;
-
namítnete nezbytnost našeho oprávněného zájmu v rámci Vaší námitky postupem uvedeným níže, které vyhovíme;
-
zpracování bylo protiprávní;
-
výmaz nám ukládá právo České republiky či právo EU.
-
Ne vždy však musíme, nebo můžeme, Vašemu právu vyhovět. Je tomu tak v těchto případech, kdy je zpracování nezbytné:
-
pro výkon práva na svobodu projevu a informace;
-
pro splnění zákonné povinnosti;
-
z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví;
-
pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely;
-
pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
Tak či tak, samotný kamerový záznam vždy mažeme po uplynutí výše uvedené doby.
6.3. Právo na omezení zpracování. Zákon Vám přiznává právo, abychom na základě Vaší žádosti omezili zpracování osobních údajů, a to v jednom z těchto případů:
-
popíráte přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou ke ověření jejich přesnosti;
-
zpracování je protiprávní, odmítnete výmaz osobních údajů a budete vyžadovat omezení jejich použití;
-
již osobní údaje nebudeme potřebovat pro účely zpracování, ale vy po nás budete požadovat jejich uchování pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
-
6.4Právo podat námitku proti zpracování na základě nezbytnosti oprávněného zájmu správce. Zákon, resp. GDPR, Vám umožňuje v případech, kdy to vyžaduje konkrétní situace, právo vznést námitku proti zpracování, a to v souladu s článkem 21 GDPR. Vaše námitka by měla být odůvodněná a obsahovat bližší informace, proč si myslíte, že konkrétně ve Vašem případě bychom Vaše osobní údaje zpracovávat neměli.
Na základě toho my totiž Vaši námitku přezkoumáme a v případě, že naše důvody nepřeváží nad Vašimi právy, předmětný kamerový záznam vymažeme, resp. anonymizujeme.
6.5. Právo podat stížnost k dozorovému úřadu. Samozřejmě pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme v rozporu se zákonem, máte právo obrátit se se stížností k dozorovému úřadu, jímž je zejména Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (www.uoou.cz).
7. JAK MŮŽETE SVOJE PRÁVA UPLATNIT
Svoje práva můžete uplatnit přímo u nás, a to buď prostřednictvím našeho e-mailu statekvitice@email.cz nebo prostřednictvím naší datové schránky: ufr8ww5.
8. Jak vaše osobní údaje chráníme
Bezpečnost Vašich osobních údajů je pro nás prioritou. Za tím účelem jsme implementovali všechna možná technická a organizační opatření, aby záznamy z kamerových systémů byly v bezpečí.
9. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Na závěr bychom Vás rádi informovali, že v rámci zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování.
Tyto Zásady jsou účinné od 01.09.2021.
Záznam o činnosti zpracování
Informace níže je uvedena tabulka, která slouží jako záznam o činnostech zpracování dle čl. 30 GDPR, a to pro účely případné kontroly ze strany ÚOOÚ.
Posouzení oprávněného zájmu
1. Úvod
Správce je provozovatelem objektu nazvaného „statek Vitice“, na adrese Vitice č.p. 8, který slouží k pronájmu pro účely pořádání svateb, firemních či jiných soukromých akcí (dále též jako „Objekt“). S ohledem na skutečnost, že samotný Objekt byl předmětem mnoha trestných činností, které nepřiměřeně zasahují do práv správce, rozhodl se správce implementovat dohledový kamerový systém se záznamem, a to za účelem prevence a následné obhajoby jeho právních nároků.
Předmětem tohoto dokumentu je posouzení jeho oprávněného zájmu v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
2. Obecný popis
Objekt se nachází v odlehlejší části obce Vitice, přičemž z jižní a východní části není ohraničen žádnou obytnou stavbou. Objekt je situován jako poslední nemovitost na silnici č. 10812 vedoucí do obce Kšely. Obec Vitice patří k menším obcím bez stanice Městské Policie. Územní působnost Policie ČR v rámci obce vykonává územní KŘP Středočeského Kraje - Obvodní oddělení Kouřim, Na Barborce 661 281 61 Kouřim. Dojezdová vzdálenost z územního pracoviště k Objektu tak činí okolo 7 Km.
3. rizika
V rámci pronájmu Objektu dochází k několika rizikům, která správce přímo a ekonomicky zasahují. Prvním typ rizik spočívá v možné škodě Objektu ze strany nájemců, resp. osob, které se souhlasem nájemce v objektu nachází. Správce zadokumentoval několik případů, kdy došlo k poničení majetku ze strany hostů, přičemž v případě uplatňování nároků mnohdy kromě dokumentace z předávky nebyl správce schopen své nároky prokázat.
Druhý typ rizik spočívá v útocích na majetek v době, kdy Objekt není pronajímán, a to v rámci páchání trestné činnosti spočívající v krádežích či vloupání. Správce má zadokumentováno několik případů, kdy došlo k vykradení a poničení objektu.
4. eliminace rizik – implementace kamerového systému
S ohledem na výše zmíněná rizika se správce rozhodl implementovat dohledový kamerový systém se záznamem, jehož pozice a umístění je uvedena v nákresu, který tvoří přílohu tohoto posouzení.
V rámci celého systému jsou umístěny celkem tři kamery, z nichž dvě jsou situovány s pohledem směrem k průčelí Objektu a třetí je namířena na nádvoří Objektu.
Předmětný kamerový záznam je uchováván po dobu 3 týdnů od pořízení, kdy následně dochází k automatizovanému výmazu, a to zejména z důvodu delších proluk v pronájmu (nejedná se o každodenní pronájem či pronájem na delší dobu) a také s ohledem na vytíženost správce, v jehož silách není neustálá kontrola objektu tak, aby mohlo docházet k výmazu záznamu.
5. OPRÁVNĚNÝ ZÁJEM
5.1.Existence oprávněného zájmu
Dohled pomocí kamerového systému je zákonný, pokud je nezbytný. S ohledem na hospodářské zájmy správce a taktéž vzhledem k incidentům z minulosti je výše uvedený zájem spočívající ve zpracování prostřednictvím kamerového systému skutečně nezbytný.
V daném případě je totiž vysoce pravděpodobné, že útoky na hospodářské zájmy správce mohou opakovaně nastávat, přičemž v takovém případě se jedná o reálnou a nebezpečnou situaci v podobě vloupání, krádeži nebo vandalismu.
Správce je objektivně schopen prokázat přítomnost reálného ohrožení a doložit jeho existenci v minulosti, a to včetně díky protokolům a dokumentaci orgánů činných v trestním řízení.
5.2. Nezbytnost zpracování
Zvolené řešení spočívá v přiměřeném, relevantním a nezbytném rozsahu zpracování pro účely ochrany zájmů správce. Správce posuzoval v souladu se zásadou minimalizace existenci méně invazivního řešení ve formě technických zábran, nicméně s ohledem na odlehlost Objektu, jeho situaci v obci (obec je velmi malá) a taktéž vzdálenost nejbližší policejní stanice nelze zvolit jiné řešení, než dohled. S ohledem na skutečnost, že nájem je velmi nárazový, nelze taktéž přistoupit k zajištění dohledu pouze prostřednictvím ostrahy, neboť ekonomická náročnost by převážila před potenciální ziskovostí objektu.
Samotný kamerový systém zachycuje pouze Objekt a jeho bezprostřední okolí, tedy pouze relevantní oblast.
V návaznosti na výše uvedené tak při posouzení oprávněného zájmu správce došel k závěru, že nelze přistoupit k jinému řešení a umístění kamerového záznamu, včetně délky uchování předmětného záznamu, je přiměřeným řešením.
5.3. Vyvážení zájmů a práv subjektů údajů
5.3.1.Dotčená práva subjektů údajů
Mezi dotčená práva subjektů údajů náleží právo na ochranu soukromí a právo nebýt předmětem nahrávání jeho podobizny a záznamu takové podobizny, popřípadě identifikační údaje automobilu, který je zaparkován na určeném místě.
5.3.2.Rozhodování podle jednotlivých případů
Správce neposuzuje abstraktní a domnělé případy, ale reálné zkušenosti z minulosti, kdy jeho ekonomické zájmy byly narušeny poškozením zejména majetku. Intenzita kamerového systému je relativně malá, neboť všechny kamery zabírají pouze exteriér, nikoliv interiér, ve kterém se nájemníci či hosté převážně zdržují.
5.3.3.Přiměřená očekávání subjektů údajů
S ohledem na skutečnost, že záznam je pořizován prakticky pouze z exteriéru, nevymyká se toto zpracování běžným operacím, která jsou v daném místě a čase očekávatelná. Objekt není veřejně přístupný a mohou se v něm nacházet pouze nájemci a hosté. Ostatní osoby jsou předmětem kamerového záznamu pouze v případě, že se pokusí překonat jiná bezpečnostní opatření v rámci neoprávněného vstupu do Objektu.
5.3.4.Technická a organizační opatření
Za účelem maximálního zmínění možných nepříznivých zásahu do práv subjektů údajů implementoval správce bezpečnostní opatření, které mají takovým situacím zabránit.
V rámci organizačních opatření správce jmenoval odpovědnou osobu, která má přístup k záznamům z kamerového systému, stanovil nezbytný rozsah co se snímaného prostoru týká a v souladu se zásadou transparentnosti implementoval informační dokumentaci. Správce dále omezil přístup k záznamu a jasně definoval, za jakých okolností může pověřená osoba k záznamům přistupovat, či za jakých podmínek je může předávat orgánům činným v trestním řízení. Stejně tak správce implementoval postupy co se možných oprav a servisu týká.
V rámci technických opatření zajistil správce ochranu celé infrastruktury (včetně kamer, kabeláže a napájení) před neoprávněným přístupem a manipulací. Správce taktéž zajistil ochranu přenosu záznamu proti odposlouchávání. Hardwarové vybavení je chráněno proti poškození či obvyklým kybernetickým útokům, včetně implementace detekce poruchy či jiných incidentů.
6. Závěr
Na základě výše uvedeného posouzení došel správce k závěru, že:
-
zvolené řešení je přiměřené, nezbytné a oprávněné;
-
zásah do práv subjektů údajů je minimální;
-
i přesto, že je zásah do práv subjektů údajů minimální, podnikl správce takové kroky, aby případná rizika v maximální možné míře eliminoval.
Příloha k Posouzení oprávněného zájmu
